Många gånger skulle man vilja kommunicera ut till alla intressenter i ett projekt att det under en tidsperiod kan komma att hända saker som kan komma att påverka projektet.
Självklart kan man ”stoppa” alla aktiviteter inom en period genom att koppla dessa aktiviteter till en kalender där man angivit att ingenting får förekomma just då.
Men det blir ofta för ”hårt”, vi vill inte stoppa aktiviteterna – bara informera om att något speciellt händer under denna period.
Exempel på detta kan vara älgjakt, olika klimatförhållanden (vinter/sommar, högvatten/lågvatten), religiösa helger eller nånting liknande.

Här nedan finns en enkel plan.

Som synes en vanlig aktivitetsplan med milstolpar och aktiviteter skapade i en WBS-struktur.
Dag att ange att det under en tidsperiod händer något ovanligt.

Vi anger start- och slut-datum för när vi vill illustrera att en period skall visas.
Resultatet ser ut så här.

Som synes har ingen aktivitet ”påverkats” – inga datum har ändrat sig.

På en av de aktiviteter som befinner sig under denna period kan vi också koppla till en rubrik, som alltså skall förklara varför det kan komma att bli problem under just denna period.

Vi väljer att ”koppla” vår text till aktiviteten DB01_1040.

Nu syns alltså både själva perioden och tillhörande text.
Självklart kan man sedan ange och skapa flera av dessa ”varnings-områden”.

I Oracle Primavera P6 kallas det för att man skapar en Curtain.

 

Idag skall vi titta på hur man enkelt kopplar aktiviteter i Oracle Primavera – P6.
Steg 1 är att skapa 9 aktiviteter, varje aktivitet har endast varaktighet (Duration) angiven.
Notera att F9 ännu inte är tryckt på, utförd.

Nu trycker på vi på F9 och får sålunda datumen uträknade – i det här fallet visar vi Early Start (ES) och Early Finish (EF)

Nästa steg blir att ange logiska kopplingar. Det finns flera olika kopplingstyper, i detta exempel nyttjas kopplingstypen FS (Finish to Start).
Man kan ange kopplingar på flera olika sätt. Det första exemplet visar på ett av många sätt att göra det när man samtidigt ser Gantt-schemat (Barchart).

I det övre fönstret klickar man på den aktivitet man vill utgå från, i det undre fönstret, ange efterföljande aktiviteter till.
Här nedan ses resultatet när flera aktiviteter är kopplade.
F9 körs och resultatet ser ut så här:

Så här ser projektet ut om vi tittar på det i ett blocknäts-diagram (Network Diagram):

Dags att koppla ihop de sista aktiviteterna också.

Man kan alltså skapa realtioner både i ”vanliga” fönstret, alltså Gantt-schemat, och i Blocknäts-diagrammet.
Så här ser det ut när F9 är utförd.

Notera att de streckade linjerna betyder att just den kopplingen inte är ”driving”, kopplingen påverkar, i praktiken inte den efterföljande aktiviteten – ett Float uppstår.
De röda aktiviteterna är kritiska.

Det finns mycket mer som man kan göra med logik, och logiska kopplingar. Ett exempel är flera olika kopplingstyper.

 

Primavera kan snabbt och enkelt ge korrekt periodiserade kostnader eller resurstimmar kopplat till en plan eller gantt-schema, alltså utifrån valt  kalenderperspektiv. Men när man använder tidsdistribuerad, periodiserad, information i Primavera, måste du vara medveten om saker som på olika sätt kan påverka dina data. Det finns flera saker som du måste kontrollera när du använder tidsbaserad information från Primavera.

Om du använder ett projekt utan en project baseline, kommer Primavera att använda dina resursers planerade datum, s k Planned Dates för att generera en budgeterad periodisering. Detta kan, eller inte, spegla / vara kopplat till, aktiviteternas start- och slut-datum. Om ditt projekt har en tilldelad s k Project  Baseline, kan målplanen, Baselineanvända antingen planerade eller aktuella datum, beroende på dina inställningar, alltså konfigureringar.
Var medveten om vilken information du rapporterar.

Primavera kommer att periodisera information baserat på:

Budget – Periodisering av budgeten från det aktuella projektet över projektets planerade datum, s k Planned DatesPlannerat (Planned)- Periodisering av Baseline Budget över Baseline-datum (Planned eller Current beroende på dina inställningar/konfigureringar)Verkligt (Actual) -Periodisering av de faktiska kostnadnaderna / resursenheter, antingen enligt nuvarande planerade datum (Current Dates) eller de lagrade räkenskapsperioderna (Stored Financial Periods), beroende på dina inställningar och konfigueringar.Återstående (Remaining) – Periodisering av den återstående kostnader / resursenheter enligt gällande plan (Current Schedule)

Var och en av dessa alternativ representerar värdefull information, men se till att du vet vilket alternativ som är bäst är att använda och som är mest lämplig för det du försöker visa.

Du måste ha allokerat resurstimmar, per resurs, för att kunna periodisera kostnader. Detta eftersom P6 sprider kostnader baserade på resurstimmar, om det inte finns några resursenheter allokerade så kommer kostnaden att slås ut i den första återstående perioden av aktiviteten.

Om du lagrar faktiska data med räkenskapsperioderna (Financial Periods), måste du se till att du periodiserar Period Actaul Cost, inte bara faktiska kostnader (Actual Cost). Periodisering av  Faktiskt kostnad (Actual Cost) kommer att ta den totala nedlagda kostnaden (Total Actual Cost) och periodisera denna över hela varaktigheten, oavsett hur dessa summor är lagrade.
Använda framtida Bucket Planning, med hjälp av en resurseftersläpning (Resource Lag), eller editera/förändra/uppdatera resursallokerings datum, kommer att påverka din periodisering.
 

Utskrifter – Vad kan man göra för inställningar?

Ibland kan det vara en utmaning att få till en snygg utskrift med Print Preview. Dagens Blogg handlar om hur man kan förbättra och förändra utskriften.

Vi börjar med att gå till Print Preview.


När du kommer in i Print Preview, börjar du med att klicka på Page Setup - iconen längst upp till vänster.

Den första fliken heter Page. Här väljer man liggande/stående utskrift, samt storlek på pappret. Mitt på Page kan man också välja hur man vill att utskriften skall hanteras avseende pappersnyttjande – det är här du t ex bestämmer vilken skalning P6 skall utföra.

Därefter tittar vi på fliken Header

Överst på Header-fliken kan man välja hur många delar man vill dela upp Header i. I vårt exempel nyttjar vi 3 delar ellerSections.
I den första Section lägger vi till Promastar logotype. Det kallas för att vi vill ha en Picture där.

I nästa Section väljer vi att P6 skall skriva ut namnet på den Layout som vi nyttjar i aktivitetsdelen. Som du ser så är det alltså en s k Variable, ibland också kallad texsträngs-funktion, som vi vill ha här.

Längst till höger vill vi ha utskriftsdatum och klockslag. Notera att de svenska orden skriver man dit själv, medan t exDate är en Variable man adderar via picklist.

Sist men inte minst förstorar vi upp själva utrymmet för Header. Detta görs genom att vi längst upp till höger ändrarHeight. Ett av skälen till detta är att vår logotype skall synas lite mer.

Dags att ta tag i Footer, nu vill vi alltså ange vad som skall finnas längst ner på vår rapport.

Återigen blandar vi egen text med variabler, i det här fallet handlar det om sidnummer. Notera gärna också att vi Section1 har angett att vi vill se Gantt Chart Legend.

Sista fliken heter Options

Under denna flik kan vi ange många saker. Vi börjar med start och slut på tidsskalan. Här kan man antingen ange specifika datum, eller Project Start – PS. Notera att man också kan ange t ex PS+6w (vilket alltså betyder Project Start plus 6 veckor).

Genom att först klicka Activity Table och därefter All Columns så får man med alla kolumner i aktivitetslayouten, klicka vi ur All Columns så syns bara de kolumner som syns till vänster om Gantt-delen i aktivitets-layouten.
Klickar man i, respektive ur, Gantt Chart så kan man välja om man vill visa själva Gantt-schemat.

 
Det här med import & export av XER-filer kan vara en utmaning…..
 
Oracle Primavera P6 databas möjliggör ett obegränsat antal projekt som skall ”exporteras” till en enda XER-fil och att XER-filen kan ”importeras” i en P6 databas i en mängd olika sätt:
  • En-till-En skapa nya projekt, det vill säga att skapa ett projekt i P6-databasen för varje projekt som finns i XER-filen
  • En-till-En uppdateringen, uppdatera befintliga projekt med data från projekt i XER-filen
  • Många-till-En, skapa, slå ihop eller uppdatera data från alla projekt i XER-filen till färre, kanske bara ett, projekt i P6-databasen.
Först bör man förklara ”exporteras” och ”importerade”. Om bara Oracle Primavera hade kallat dessa processer ”Säkerhetskopiering och återställning” är det mer troligt att många kunder skulle ha varit bättre förberedda för de utmaningar som väntar.
Den inbyggda Primavera P6 Import/Export-funktionen att kunna skapa en XER fil är en förstklassigt metod för att säkerhetskopiera projekt – ja det kan göras så snabbt och enkelt att alla borde göra det oftare – men det är en annan historia.
Dock är P6 import / export-funktionen kanske inte ett lika bra sätt att flytta data mellan olika konfigurerade P6 databaser, t.ex. mellan ett projekt och dess entreprenörer. Det finns också några, låt oss kalla dem, restriktioner, som man behöver komma runt.
Vilka begränsningar finns?
  • Importera en aktivitet där en resurs används mer än en gång
  • Återställa en grupp av projekt till ett enda målprojekt
Många kunder använder P6-funktionen att allokera en resurs mer än en gång på en aktivitet, eftersom den kräver t ex mer än ett kostnadskonto eller att det sker en förändring i samband med en del av arbetet. Till och med version Primavera P6 v8.3.2 kommer P6 bara återställa resursallokeringen som sattes sist bland den grupp av dubbla resurser på en enda aktivitet. Det är helt enkelt svårt att importera samma data som exporterades.
Ett exempel på detta är en anläggningsägare slå samman ett stort antal entreprenadprojekt som fanns i en enda XER-fil, till ett enda projekt i deras integrerade Anläggningsplan.
Dubbla aktiviteter läggs adderas utan något urskiljbart mönster, eller tillgänglig lösning för sammanställning av uppgifter före importen.
 
Lyckligtvis hanterar Legare dessa båda utmaningar på bra sätt. Faktum är att ”Duplicera resurs”-frågan har blivit beaktad under framtagandet av applikationen Legare.
Alla som arbetar med projekt som involverar planer från entrepenörer – och det är ganska många – är medvetna om utmaningarna vid import av en entreprenörs XER i projektets  Primavera P6 databas och bristen på konfigurationskontroll över vad som importeras.
Vilken konfigurationsmöjligheter behöver vi när vi skall importera?
Flytta data från en P6-databas till en annan är en mycket vanlig uppgift i projekt som involverar både en ägare och entreprenör (er).
Den inbyggda XER import-funktionen ger praktiskt taget ingen konfigurationskontroll vid import.
Ja, du kan till exempel ignorera alla Aktivitetskoder på import, men vad händer om du verkligen vill ha:
  • Vissa Aktivitetskoder importerade?
  • En aktivitetskod omvandlad till ”ägarens” WBS-struktur ?
  • Vissa aktivitetskoder konverterade till UDF:er?
  • Vissa värden för de aktivitetskoder ändrade ?
  • Endast aktiviteter, med ett visst värde i en specifik aktivitetskod, importerad?
Legare läser XER-filen och kan omvandla informationen på många olika sätt före import. Applikationen ändrar inte på innehållet i XER-filen och, använder sig av  Primavera P6 API (Application Programming Interface) för att uppdatera P6-databasen – inte tidigare nämnd Import-via-XER-funktionen. Därför är det helt säkert och kräver ingen modifiering även om man senare uppgraderar till nyare Primavera P6-versioner.
Vidare kan Legare utföra praktiskt taget alla ändringar på helt valfritt data innan själva  importen. Det kan startas och köras av t ex en planeringsingenjör som  använder Primavera P6, eller köras i bakgrunden, via ett skript, på en server och sen skicka ut epost för att informera dem som är berörda.
 
Hur hanterar man aktiviteter som inte är kritiska – men ändå är det?
 
Svar: Definitionen på Float (glapp) hanteras manuellt.
Detta är en konfigurationsfråga som anges i Primavera.
 
Här följer ett exempel:
Vi ser 9 aktiviteter som alla är kopplade med s k FS-kopplingar.
 
Dock anser vi att de aktiviteter som har ett Float på 10 dagar är att,
i praktiken, betrakta som kritiska – även om logiken inte anser det.
Sålunda ändrar vi förutsättningarna:
Detta ger följande resultat:
Som synes så har aktiviteter, som rent matematiskt har ett Float, blivit röda och ”kritiska”.
 
Genom att sen skapa ett filter kan vi få fram bara de aktiviteter som vi anser vara kritiska.
Med följande resultat:
Att filterkriteriet sätts till ”0,1d” beror på att vi bara vill se våra egna kritiska aktiviteter – inte de som faktiskt, enligt definition, är kritiska.
 

Vad exakt är en out-of-sekvens aktivitet och varför hålla koll på det?

Svar: en out-of-sequence-aktivitet är all verksamhet som är i pågående eller har slutfört före en eller flera av sina föregångare.

Detta kan man såväl se i Gantt-schemat, som i den rapport man får från Primavera P6 när man kör Schedule (F9) Här följer ett exempel:
Vi ser 4 aktiviteter som alla är kopplade med s k FS-kopplingar. En s k ”ren” kedja.

Sen följer vi upp planen genom att ange att Aktivitet 2 (OOS_20) har såväl Actual Start (AS) som Actual Finish (AF) de datum då den var planerad att starta.
OBS! Enligt vår logik borde egentligen Aktivitet 1 (OOS_10) först ha genomförts.
Vi kör F9 och sätter DataDate = 13MAR2014. 

Via ”options” har vi ställt in följande.

Och då får vi följande resultat:

I F9-fönstret har vi klickat i att vi vill att Primavera P6 skall skapa en s k log-fil.
En del av rapporten visas här: 

Vad skulle då hänt om föregångaren var startad men inte slutförd?
En ofullständig föregångare kommer att hålla aktiviteten på out-of-sequencelistan tills den påverkande föregångaren är 100% klar.
Detta gäller också om Aktivitet 2 bara var startad, men inte slutförd.
Så, varför är detta viktigt?
Ja, för det kan informera oss om ett par viktiga saker:
Logiken kan ha varit felaktig när den skapades, alltså en felaktig planering,
Man valde att starta med en aktivitet som egentligen inte borde att gå att genomföra.
Så om du ser dessa varningar, är det alltid en bra idé att kolla in både logiken och om nödvändigt vad som händer ute på fältet.
Nu kör vi F9 en gång till. Men den här gången ställer vi in ”options” på ett annat sätt.

Och får därmed följande resultat:

Som vi ser så är resultatet likvärdigt, skillnaden i detta exempel, ligger i vad som betraktas som kritiskt.

 

Att kunna hantera det här med risker är inte alltid lätt. Oracle Primavera har olika risk-funktioner i olika moduler. Allt i från Risk-Register i Primavera P6 till Risk-Management och Risk-Analysis. Men om man nu bara skulle vilja ha en väldigt enkel riskhantering, per projekt, hur gör man då?

Med hjälp av P6 Web kan man göra en egen liten risk-hantering och jag ger nedan ett exempel.
Vi börjar med att skapa 3 enkla kolumner. Tanken är att man skall ange “Probability” (sannolikhet) och “Impact” (påverkan) på en skala mellan 1 och 5.

Med hjälp av formler kan vi nu räkna ut ”risk-faktorn” (PSAB_Risk) i en separat kolumn, vilket sker kontinuerligt.

När vi gjort vår hantering av data så kan detta visas i ett Dashboard så blir det så här snyggt;

Nyfiken på att få veta mer?
Prata gärna med Claes Englund (0708-434814) eller David Better (0708-434813) på Promastar AB, så berättar vi mer.

 

Ibland vill man skriva olika kommentarer om olika områden för varje projekt. Här tar jag upp exempel på hur det kan se ut. Primavera hanterar det här med kommentarer på ett väldigt strukturerat sätt. Först definieras vilka rubriker som skall nyttjas för att sedan kunna innehålla valfri text, under respektive rubrik.

Här ser vi ett projekt där tre olika kommentarer lagts in.

Så, antingen kan man läsa dessa kommentarer i denna projektvy, eller så kan man se dessa via Primavera P6´s s k DashBoard.

Här ser vi en del av ett Dashboard där man kan se såväl Barchart, med viktiga milstolpar, som tidigare angivna kommentarer.

 

Om man inte mäter och följer upp det man har planerat – hur skall man då veta att resultatet har uppnåtts?
En av delarna i uppföljning är något med många namn; Progress och Percent Complete är två exempel. Primavera P6 har många möjligheter när det gäller detta, och de är kanske inte alltid glasklara vid ett första påseende.
Här nedan finner du en länk till en video på YouTube som under ca; 6 minuter ger dig en försmak över några av de möjligheter som finns tillgängliga.

Video

Har du ett behov av en komplett genomgång rörande aktivitets- och resurs-uppföljning så tveka inte att ta kontakt med oss på Promastar AB.

 

 

 

Nyfiken på att få se lite mer om P6 R8? På nätet finns det massor av material om många olika saker – inklusive Oracle Enterprise Primavera P6 R8.
Nedan finner du en länk som är ett exempel på detta. Filmen ersätter inte på något sätt en “riktig” utbildning, men den ger en bra översikt om vad man kan göra med nya P6.
Så klicka gärna på nedanstående länk och häng med en spännande resa och se mer av Primavera Enterprise P6 R8!!

Länk: P6 R8 på 10 minuter

Vill du ha en riktig utbildning är du varmt välkommen att kontakta oss.

 

För er som använder P6 web så har det funnits utrymme för förbättringar när det gäller utskrifter. P6 R9 är snart färdig att släppas och en av förbättringsområdena är utskrifter i web-applikationen. Framför allt är det flexiblare kalenderhantering som lagt till.
I och med R8.3 så släpptes Visualizer som är ett grafisk applikation för barchart och PERT-diagram. Man kan enkelt ta fram olika typer av rapporter och använda sig av filter för att få fram den information man är intresserad. Givetvis har denna produkt uppdaterats i R9.

 

Team Member har funnits som produkt ett tag. Man har kunnat använda Team Member på en surfplatta från Apple. Numera finns Team Member också för Android.

Ett enkelt sätt att få med sig sina aktiviteter och se deras status. Man kan starta eller delta i en diskussion om ärenden som rör aktiviteten. Och givetvis kan man uppdatera statusen på aktiviteten.

Du kan ladda ner via Google-play: Klicka här